Hankesuunnitelma – hankkeesi tärkein työkalu
Hankesuunnitelmassa kuvataan, mitä hankkeessa aiotaan tehdä. Selkeä ja yksityiskohtainen suunnitelma helpottaa ja nopeuttaa käsittelyä. Hankesuunnitelma liitetään pdf-tiedostona Hyrrän hankehakemukseen.
Hankesuunnitelmasta selviää mm. seuraavat asiat:
- hankkeen tarve, tavoite ja kohderyhmät
- toimenpiteet
- aikataulu
- tiedottaminen ja viestintä
- tarkka kustannus- ja talkootyöarvio
Rakentamishanketta koskevat lisäliitteet
Rakentamishankkeen hankesuunnitelmaan tarvitaan lisäksi seuraavat asiakirjat:
- pääpiirustukset
- erikoissuunnitelmat, joilla on merkitystä hyväksyttävien kustannusten arvioinnissa
- rakennusselostus
- rakennusselostukseen perustuva kustannusarvio tai -laskelma
Hankkeen rahoitus ja kustannukset
Hankkeen rahoitus koostuu:
- Leader-tuesta
- yksityisestä rahoituksesta (yhdistyksen omaa rahaa, ei saa sisältää julkisia avustuksia)
- talkoista (mikäli ne on sisällytetty hankesuunnitelmaan ja ne hyväksytään hankepäätöksessä)
Kustannusarvio
Kun hankkeelle laaditaan kustannusarviota, hankkeen sisältö on oltava tiedossa. Kustannusarvion pitää perustua hankesuunnitelmassa esitettyihin toimenpiteisiin.
Kustannuksia voi syntyä hankkeen aikana ainoastaan niille kustannuspaikoille, jotka on mainittu kustannusarviossa. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että palkkakustannuksia ei voida hyväksyä hankkeen kustannuksiksi, jollei niitä ole mainittu kustannusarviossa.
Kustannusarviossa on eriteltävä kaikki hankinnat, tarvikkeet, toimenpiteet ja muut kustannukset, joita hankkeessa syntyy. Katso ohjeet hintatasoselvityksen tekemiseen.
Kustannusmallin valinta
Hakuvaiheessa hankkeelle valitaan kustannusmalli. Kustannusmalli vaikuttaa muun muassa siihen
- miten hankkeen maksuhakemukset laaditaan
- mitä liitteitä maksuhakemuksiin tarvitaan
- miten monessa erässä tuki maksetaan
- voiko hankkeen sisältöön hakea muutoksia
Kustannusmallia valittaessa huomioon otettavia tekijöitä ovat muun muassa hankkeen kustannusrakenne, kesto ja toteuttamisen riskit. Valittua kustannusmallia ei voi muuttaa hankkeen aikana.
Kustannusperusteinen malli
Kustannusperusteinen malli eli korvaus todellisista hyväksyttävistä kustannuksista.
Prosenttimääräinen kustannusmalli (Flat rate)
Flat rate on suositeltava kustannusmalli hankkeissa, joissa palkkauskulujen osuus kokonaiskustannuksista on merkittävä. Flatratissa kustannukset jaetaan välillisiin ja välittömiin kustannuksiin. Hankkeen hakuvaiheessa vain välittömät kustannukset eritellään tukihakemuksessa. Välillisten kustannusten euromäärä määräytyy hankkeen palkkakulujen kokonaismäärästä ollen joko 24 % tai 15 %, silloin kun hankkeen matkakustannukset ovat verrattain suuret. Flat rate -kustannusmallia ei voi käyttää investointihankkeissa.
Välillisiä kustannuksia ovat esimerkiksi:
- toimistokustannukset
- hankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiin ja seminaareihin
- hankehenkilöstön työterveyskustannukset
- hankehenkilöstön käyttöön varatuista toimitiloista ja koneista sekä laitteista aiheutuvat kustannukset ja tarjoilukustannukset
- sekä valittaessa 24 %, hankehenkilöstön matkakustannukset
- 15 % ei sisällä hankehenkilöstön matkakustannuksia
Hankkeen muut kustannukset korvataan tosiasiallisesti aiheutuneisiin ja maksettuihin kustannuksiin perustuen.
Hintatason selvittäminen ja kilpailuttaminen Leader-hankkeissa
Hankintoja tehtäessä on aina selvitettävä kustannusten kohtuullisuus eli yleinen hintataso.
Yli 2500 € arvoisissa hankinnoissa on selvitettävä alueen hintataso puhelimitse, sähköpostitse, internetistä tai tarjouspyynnöin. Hintatason selvitys on dokumentoitava valintaperusteineen kirjallisesti. Selvitys lisätään Hyrrä-järjestelmään jo hankkeen hakuvaiheessa.
Yli 30 000 € hankinnat on kilpailutettava Hilmassa.
Kirjallisen hintatason selvittämisen ja kilpailuttamisen ero
Kilpailutus tehdään aina kirjallisesti käyttäen kilpailutusasiakirjoja. Tarjoaja vastaa kirjallisesti kilpailutusasiakirjan pohjalta.
Toimittajan kirjallinen vastaus ja ilmoittama hinta sitoo toimittajaa ilmoitetun ajan.
Myös hintatasonselvitys suositellaan tehtäväksi kirjallisesti.
Huomaa, että sopimusta hankinnasta ei saa tehdä ennen kuin hanke on vireillä! Sopimuspäivämäärä katsotaan kustannuksen syntypäiväksi. Ennen hankkeen vireilletuloa ei saa syntyä kustannuksia!
Yhdistyksen perustiedot ajantasalle
Hankehakijan on tarkistettava, että hakijan yhdistysrekisteritiedot ovat ajantasalla, hankittava yhdistykselle y-tunnus ja Suomi.fi -valtuutukset Hyrrä-asiointia varten sekä myönnettävä asiointiroolit Hyrrään.
Näin haet Y-tunnuksen!
- Tunnus haetaan Y1-lomakkeella.
- Lomakkessa kysytään, mihin kaikkiin rekisterihin yhdistys haluaa liittyä, mutta pelkkää Y-tunnusta haettaessa kohdan voi jättää tyhjäksi.
- Lisätietoja kohtaan voi kirjoittaa esim. ”Y-tunnus yhdistykselle viranomaisasiointia varten”.
- Lomake allekirjoitetaan yhdistyksen sääntöjen mukaan eli välttämättä yhden nimenkirjoitusoikeudellisen allekirjoitus ei riitä.
- Y-tunnuksen hakeminen on maksutonta.
- Y1-lomakkeen liitteeksi laitetaan kopio perustamiskirjasta ja yhdistyksen säännöistä.
Y-tunnuksen saa noin kahden arkipäivän kuluttua ilmoituksen jättämisestä. Katso hakutoiminnolla yhdistykselle annettu y-tunnus www.ytj.fi.
