Aloita hanke vasta, kun se on vireillä

Voit aloittaa hankkeen toteuttamisen omalla riskillä, kun olet saanut ilmoituksen, että hakemuksesi on tullut vireille. Vireilletuloilmoitus tulee Hyrrään ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen Ruokaviraston  sähköpostiosoitteesta. 

 

Lue hanketukipäätös

  • Kiinnitä huomiota, mikä on hankkeelle myönnetty kokonaissumma ja tukiprosentti.
  • Tarkista hankkeen vireilletulopäivä ja toteutusaika.
  • Lue päätöksen erityisehdot, joissa voi olla esim. rajauksia hankesuunnitelman tukikelpoisiin toimenpiteisiin tai menettelytapaohjeita esimerkiksi viestinnästä (vaatimus logojen käytöstä).
  • Toimita Leader-ryhmään hanketta toteuttavien henkilöiden yhteystiedot elleivät ne ole samat kuin hankehakemuksessa.
  • Tarkista talkoiden osuus omarahoituksesta ja varaudu täyttämään talkootyölomake. 

 

Hanketoimijan käsikirja auttaa

Tutustu Ruokaviraston Hanketoimijan käsikirjaan. Opas neuvoo hankkeen toteuttamisessa kädestä pitäen. 

 

Leader-ryhmä on hanketoteuttajan lähin apuri läpi hankkeen

Leader-ryhmä järjestää mielellään hanketoteuttajille aloituspalaverin, jossa käydään hankekohtaisesti läpi hankkeen toteuttaminen vaiheittain läpi: hankeviestintä, hintatasonselvitys, maksuhakemus ja raportointi sekä tarkastukset. Hanketoteuttajan on hyvä muistaa olla yhteydessä Leader-ryhmään aina, kun siltä vähänkään tuntuu.

 

Muista nämä!

Muista käyttää rahoittajan logoja viestinnässä. Näin varmistat kustannusten tukikelpoisuuden. Vinkkejä lisää viestintäohjeista!
Toteuta hanketta hankesuunnitelman mukaan. Mikäli hanke ei etene hankesuunnielman mukaan, ota yhteyttä rahoittaneeseen Leader-ryhmään pikimmiten.

 

Hankevetäjän muistilista

Hankkeen toteuttaminen on helpompaa, kun pitää mielessä muutamia perusasioita ja rutiineja. Tässä on koottuna yleisiä vinkkejä, joista uskomme olevan apua hanketta toteutettaessa. 
 

Hankehakemus on jätetty ja tullut vireille

  • Hanketta voi alkaa toteuttaa omalla riskillä
  • Hankkeelle syntyvät hankesuunnitelman mukaiset kulut ovat tukikelpoisia vireilletulosta alkaen

 

Leader-ryhmä on puoltanut hanketta

  • Hanketta voi alkaa toteuttaa hanketta omalla riskillä. 
  • Noudata Leader-ryhmäsi sivuilla olevia ohjeita. Ohjeet lähetetään hakijalle aina myös puoltolausunnon mukana.

 

Ely-keskus on tehnyt hankepäätöksen

  • Lue ELY-keskuksen hanketukipäätös huolellisesti ja kokonaan läpi. Kiinnitä erityistä huomiota päätökseen sisältyviin erityisehtoihin.
  • Tarkista onko kustannukset hyväksytty haetun mukaisina tai Leader-ryhmän puoltolausunnon mukaisina
  • Lue hyväksytty hankesuunnitelma läpi. Rahoitus on myönnetty hankesuunnitelman toteuttamiseen, joten hanketta toteutettaessa on noudatettava hankesuunnitelmaa ja kustannusarviota.
  • Huolehdi, että kaikki muutkin hankkeen vastuuhenkilöt (mukaan lukien kirjanpitäjä) tutustuvat hankepäätökseen. Toimita kopio päätöksestä ja hankesuunnitelmasta kirjanpitäjälle.
  • Laadi muistilista hankkeen toimenpiteistä aikataulutettuna tai tee vuosikello.

 

Kuukausittain

  • Seuraa hankkeen etenemistä ja vastaavuutta hankesuunnitelmaan. Tarkista muistilistasta  tai vuosikellosta, eteneekö hanke suunnitelman mukaisessa aikataulussa.
  • Pysy ajan tasalla hankkeen toteutuneista kustannuksista! Kirjanpito valmistuu usein viiveellä, joten hankkeen vastuuhenkilön / hankevetäjän on hyvä pitää toteutuneista kustannuksista omaa seurantaa (esim. Excel-taulukko). Hallinnointiin on myös tietoteknisiä sovelluksia, kysy lisää Leader-ryhymästäsi.
  • Mikäli kustannukset tai hankkeen jokin toimenpide on toteutumassa hankesuunnitelmasta poiketen, ole yhteydessä Leader-ryhmään. Suuret tai merkittävät muutokset edellyttävä muutoshakemuksen jättämistä ja uudelleenkäsittelyä. 
  • Hyvissä ajoin ennen hankkeen päättymistä tulee tarkastella realistisesti sitä, saadaanko kaikki hankkeen toimenpiteet valmiiksi toteuttamisajan puitteissa. Mikäli tästä asiasta on pienikin epäilys, hankkeelle kannattaa hakea jatkoaikaa. Myös kustannusarviota pitää muuttaa, jos hanke toteutuu suunniteltua pienempänä.
  • Hoida talkoolistat, tuntikirjanpidot, matkalaskut, kilpailutusasiakirjat ja muut hankkeen asiakirjat kuntoon kuukausittain. Kuukausittain kannattaa myös kirjata ylös, mitä hankkeessa on tapahtunut. Tämä helpottaa seurantatietojen ja vuosiraportin kirjoittamista!
  • Tiedottaminen on keskeinen osa hankkeen toteuttamista, ohjeistusta hankeviestintään saat.
  • Hakijaorganisaation sisäinen tiedotus on tärkeää. Esimerkiksi talkoolaisia on helpompi  innostaa mukaan, kun hankkeen tapahtumat ja tulokset ovat kaikkien tiedossa. 

 

Lomakkeet

Hankkeen toteuttamisessa kannattaa huolehtia siitä, että täyttää toteutukseen liittyvät lomakkeet ajallaan. Jälkeenpäin on hankala tietoja kerätä maksatusta varten. 

 
Tuntikirjanpitoa pidetään hankkeissa, joissa maksetaan palkkakuluja. 
 
Matkat ovat sekä kehittämis- että investointihankkeissa hyväksyttäviä kuluja, kunhan ne on haettu hankkeeseen kustannuksiksi. 
 
Talkootyöt kirjataan vastikkeettoman työn listoille. 
 
Lomakkeet löytyvät täältä.
 

Viestinnällä varmistat tukikelpoisuuden

Hankkeen saama tukirahoitus edellyttää tiedotustoimia:

  • Aseta hankkeen perustiedot saataville
  • Laita rahoittajan logot näkyviin
  • Kerro toiminnasta kohderyhmälle ja kumppaneille
  • Julkaise hankkeen tulokset ja saavutukset

Kaikessa hankkeen viestinnässä ja kaikissa hankkeen tiedotusmateriaaleissa (verkkosivut, sosiaalinen media, esitteet, tiedotteet, ilmoitukset) on käytettävä virallisia logoja.